Methodologie du suivi du budget d'investissement
Recherche d'information
Deux
types d’informations sont recherchés dans le cadre du suivi du BIP à
effectuer. Il s’agit des informations sur le cadre juridique et sur les projets
à suivre. Ces informations sont collectées avant le suivi, après le suivi et à
la fin de l’année budgétaire auprès des différents interlocuteurs tels que
l’indique le tableau ci-dessous :
Tableau
1 : Informations à collecter
Etapes
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Information
recherchée
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Source
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Avant le suivi
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Législation sur le comité de suivi
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MINEPAT ; PTF ; OSC-suivi BIP
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Cadre des marchés publics
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ARMP
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Journal des projets
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MINEPAT ; site web du MINEPAT ; PTF ;
OSC
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Arrêté sur la composition du comité BIP local
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Préfecture ; MINEPAT ; Comité de suivi ;
OSC
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Pendant le suivi
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Journal des programmations des marchés
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ARMP ; Comité de suivi ; OSC
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Journal des projets détail des opérations
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MINEPAT (SG ;
DPI) ;
DR/MINEPAT
DD/MINEPAT
Site web MINEPAT
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Cahiers des charges des projets suivis
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Sectoriels ; Gestionnaires des projets ;
Délégation des travaux publics ; Chantiers de mise en œuvre ;
Comité de suivi
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Date/période de tenue du comité de suivi local du BIP
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MINEPAT ; Comité de suivi ; PTF
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Cahiers de chantiers
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Chantiers de mise en œuvre
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Après le suivi
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Taux d’exécution physique des projets
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Comité de suivi ; OSC
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Niveau d’engagement/ paiement du projet
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Contrôleur financier ; Gestionnaire du projet
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Niveau de satisfaction des populations
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OSC locales et populations cibles des projets concernés
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1. Descentes d’information et d’identification des personnes à inviter pour l’atelier
A partir des
informations exploitées dans les journaux des projets et des programmations de
marchés, des extraits sont élaborés sous forme d’affiches (formats A4 et A3).
Ces affiches sont par la suite collées et distribuées aux populations à des lieux publics (grands carrefours,
bâtiments publics etc.). Au cours de ces affichages, les populations
rencontrées sont également informées des autres étapes du projet, notamment de
l’atelier d’information et de renforcement des capacités des populations.
L’atelier
d’information et de renforcement des capacités des populations a une envergure
départementale et se tient dans l’une des quatre communes concernées, notamment
la plus ancienne. Les personnes à inviter pour cet atelier sont identifiées au
préalable lors de la distribution des affiches sur le suivi du BIP et les
projets à suivre. La liste de ces personnes doit inclure les autorités
traditionnelles, religieuses, administratives, les riverains du projet et les
élus locaux de la zone du projet de suivi du
BIP. Ainsi sont concernés :
o Les élites locales
o Les présidents des APEE
o Les maîtres d’ouvrages
o Les maires
o Les bénéficiaires
o Les sous –préfets
o Les chefs traditionnels
o Les sectoriels des projets BIP concernés
2. Atelier d’information et de renforcement des capacités
Cet atelier vise à
informer les participants sur les projets prévus (lieu, coût, maître d’ouvrage,
gestionnaire, prestataire et cahier de
charge si possible), ainsi que sur les normes
légales de suivi du BIP et sur
les normes conventionnelles de construction des différents ouvrages et édifices
publics. De manière spécifique, il est question au cours de cet atelier
de :
-
Informer les participants des
projets prévus dans leur localité
-
Informer les participants sur la
loi concernant le suivi du BIP
-
Informer les participants sur
leurs droits et responsabilités pour le suivi participatif
-
Expliquer l’approche et le
processus du suivi participatif du BIP
-
Expliquer les éléments de base
pour la construction de salle de classe et d’autres projets prévus dans le BIP
-
Distribuer les manuels/guides sur
ces thèmes (p.ex. manuels/guides de VOIES NOUVELLES)
Au vu de la nature
des informations à fournir aux participants, des personnes ressources sont
associées à son déroulement. Il s’agit notamment du Délégué départemental du
MINEPAT (loi concernant le suivi du BIP,
composition et fonctionnement du comité de suivi du BIP, mesures à prendre en
cas de malfaçon constatée sur un site de projet etc.) et un ingénieur de
génie-civil pour les normes conventionnelles de construction.
Les contacts de
l’AERPROID sont également partagés au
cours de l’atelier pour permettre aux participants et interlocuteurs ainsi
constitués de rapporter les malfaçons constatées ou identifiées sur le terrain.
Le message véhiculé par l’atelier est directement fourni aux populations
riveraines lors des visites de terrain de chaque site et lors des campagnes
d’information sur les lieux publics.
En outre, sur la
base des contacts pris lors de la descente d’identification des participants à
l’atelier d’information et de ceux prix au cours dudit atelier, deux personnes
par localité concernée par les projets inscrits au BIP sont identifiées et
sollicitées pour leur collaboration. Ces interlocuteurs ont pour rôle de
communiquer régulièrement à l’AERPROID des informations de terrain, relatives
aux réalisations du BIP ainsi que des dénonciations d’éventuels manquements
observés sur les projets exécutés ou en cours d’exécution dans leurs localités
respectives.
Il est à noter que
les informations ainsi recueillies sont recoupées et vérifiées par l’AERPROID
avant d’être diffusées.
3. Descentes sur le terrain
Deux types de descentes sont effectués :
les descentes ordinaires et extraordinaires
- Descentes ordinaires
Il s’agit des descentes ordinaires. Elles interviennent systématiquement une à deux semaines avant la
réunion trimestrielle du comité départemental du suivi du BIP.
- Descentes extraordinaires de vérification
Ces descentes se veulent
ponctuelles et inopinées. Elles sont motivées par une dénonciation citoyenne et
visent à vérifier et documenter le problème posé, avec pour finalité un
plaidoyer pour les mesures correctives auprès des autorités compétentes.
Toute descente nécessite une préparation
logistique : information des interlocuteurs locaux, vérification de la
disponibilité du matériel de vérification des normes de construction (mètre,
niveau, etc.), de documentation (appareil photo, fiche de suivi etc.) et de locomotion
4. Documentation
Au cours des
descentes de terrain, les travaux réalisés ou en cours de réalisation sont
photographiés. Les photos obtenues sont accompagnées de commentaires brefs et
explicites capitalisées suivant une fiche prévue à cet effet, pour faciliter
leur exploitation pendant l’élaboration du rapport destiné au comité de suivi
du BIP. Ledit rapport fait ressortir :
-
La description des constats
-
Un résumé (vue globale du suivi
effectué)
-
Des diagrammes pour mieux traduire
les constats poignants
-
Des photos pour matérialiser les
problèmes identifiés ou les succès observés
5. Participation active aux ateliers de comité du suivi du BIP
Au cours de chaque
session du comité départemental de suivi du BIP, les informations récemment
collectées permettent à l’AERPROID d’éclairer la lanterne des responsables et
participants, par rapport aux réalités du terrain.
Cette activité intervient en deux temps :
Ø
Avant chaque session du comité
Il est question de
rechercher au préalable l’information sur la date de tenue de chaque session du
comité. Par la suite, un rapport illustré de photographies est élaboré et
transmis au Délégué du MINEPAT en charge du comité départemental du suivi du
BIP. Enfin, un power point doit être préparé à l’aide des informations collectées
et traitées à l’issue des visites de terrain. Il est à noter qu’au préalable,
ledit rapport doit avoir été validé en interne au sein de l’AERPROID.
Ø
Pendant chaque session du
comité
La projection du
rapport de suivi doit intervenir en plénière à l’aide du vidéo projecteur.
L’objet de cette projection est de présenter les malfaçons et mauvaises
pratiques observées sur le terrain. Pendant chaque session du comité de suivi,
il est question de veiller également au suivi des recommandations et décisions
correctives prises au cours des sessions précédentes. Cette action est suivie
d’un plaidoyer en vue de la correction des insuffisances constatées.
